文件资料往来管理工作程序

1.0编制依据
根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。
2.0目的
对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。
3.0适用范围
适用于一切与本工程有关的监理和承包人、业主之间的文件往来。
4.0工作程序
4.1文件往来
4.1.1监理分两级体制进行管理，即总监理工程师办公室和驻地监理组。驻地监理组作为总监理工程师办公室的代表机构，在授权范围内开展监理工作。
4.1.2承包人向总监理工程师办公室报送文件时，一般应直接报至本合同段所在的驻地监理组，由驻地监理组在授权范围内进行处理，超出其授权范围的事宜，由驻地组提出初步处理意见后，上报总监办。在总监办要求时，驻地组在其授权范围内处理的事宜，需报总监办备案。在特殊情况下，承包人可在向驻地组报送文件的同时，直接抄报总监办，以便总监办及时处理或督办。
4.1.3当总监办向承包人发送文件时，一般都通过驻地组转送，总监办和承包人之间不直接发生文件往来，驻地组应视为承包人获取监理文件的唯一来源。在极特殊情况下，总监办可以在给驻地组发送文件的同时，直接抄送承包人。
4.1.4所有文件往来均需认真登记，记录文件名称、收发文时间、收发文件经手人签名，做到文件来有影、去有踪。
4.1.5文件要求

承包人的文件或监理的文件，均应有文件台头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。文件均采用A4复印纸张打印后报送（详细格式参见附件一）。
文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。
4.1.5文件办理
总监办或驻地组将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。总监办或驻地组在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报总监办或驻地组。承包人和各级监理机构应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和编制竣工文件。
4.2资料往来
4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。
4.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本合同工程的现场监理工程师。当承包人夜间或节假日施工时，应报给驻地组安排的值班人员。
4.2.3驻地组下发承包人的资料一般通过负责该合同工程的现场监理工程师传递。
4.2.4承包人申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、签字齐全、手续完备。
4.2.5资料的处理
4.2.5.1驻地监理人员或驻地组应按照合同的规定及时处理承包人提交的各种资料。承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资料。
4.2.5.2驻地监理人员、驻地组和承包人应定期分类整理各种资料，为竣工文件的编制打下良好的基础。
5.0监理工程师要求的满足
5.1根据合同条款规定，对于本工程实施过程中发生的任何需要通知或请示监理工程师或需要监理工程师与业主协商解决的事件，承包人均应及时以书面形式报监理工程师，以便监理工程师裁定或上报业主解决。
5.2承包人与业主之间的各种往来，凡与监理工作有关的，均应通过驻地组和总监办转报，否则，由此引起的一切后果由承包人自负。
5.3当监理工程师或其代表要求承包人就本工程施工过程中的有关事宜提出书面报告或说明时，承包人应在监理工程师规定的期限内上报。

附件一：文件参考格式
×××××××××××××××××××单位文件
文件编号：签发人：

文件标题
文件抬头：
正文：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
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附件：
××××××××××××××
××××××××××××××

日期：（印章）

主题词：××××××××××××

抄报：××××××××××××

抄送：××××××××××××

×××××××××××××单位××××年××月××日

共印××份