如何做好监理资料的管理

摘要：监理单位是工程质量和安全的责任主体之一，监理资料是项目监理机构工作的原始记录和工作痕迹，也是在建设工程发生质量缺陷和安全事故等问题后，做为原因调查、事故分析乃至确定监理责任的重要依据，所以监理资料的重要性就不言而喻了。
关键词：工程监理资料管理

建设工程施工阶段监理资料的管理是一项非常繁杂的工作，监理资料包括：建设工程的相关合同、监理规划、监理实施细则、安全监理实施细则、旁站监理方案、会议纪要、来往函件、监理日记、监理月报、监理工作总结、质量验收资料和安全验收资料等。根据《监理规范》第7.4.1条中要求：“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”，那么该如何做好监理资料的管理工作呢？
1.建立监理机构内部责任制和工作制度
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的，而整个施工监理的过程是环节繁杂和专业各异，根据监理资料产生的特点，必须制定“谁监理、谁验收，谁负责”的管理原则。因此，监理机构内部的分工必须明确，必须划分监理工作的范围，必须建立内部的责任制，使监理工作的范围更加清楚，使监理资料的责任更加明确。专业的监理工程师负责本专业的原材料的验收、分项工程的验收、有关监理资料的收集、汇总和整理，待分部工程验收完毕后，将监理资料及时整理汇总。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度，确保监理资料的连续性和完整性。
2.要重视对施工资料的监理
监理资料的管理要做到及时和真实，在施工阶段监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工全过程的记录，是每道工序、检验批、分项、分部工程的实体质量合格性文件。监理工程师对工程的验收，就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行真实性的检查。施工资料是日后施工单位质量责任的证据，施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待清楚有关施工报验工作的程序和基本条件，特别在施工准备阶段一定要严格把关，坚持：报验必须资料先行，各项施工资料必须真实和合格。
3.加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持
监理资料的管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持，监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物等资料，都由业主提供，平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作的联系单等也和业主有关，工程计量、工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主进行沟通，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。
4.监理日记是检查监理工作、监理资料的主线
(1)监理日记是每天记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的各方面，时间的连续性比较强，它是检查现场监理工程师的工作和监理资料的重要线索。监理日记是由各专业监理工程师、监理员，在质量、安全、进度、造价控制和组织协调等方面，根据自己所负责的工作范围，每天记录所发生的事和做了哪些工作，进行如实记录，具体包括：施工现场的环境和各种外部条件、施工单位的人员工种情况、施工机械情况，工程原材料、构配件、设备到场情况和质量报验情况，监理人员旁站、检测，复验情况，施工中发现的问题及整改情况，安全文明施工情况等进行记录。总监应每天签阅监理日记，这样既检查了现场监理工程师的工作，又了解现场监理工程师对存在的问题的处理情况。
(2)对于监理日记的检查，可根据实际施工进度，检查监理日记是否有漏记部分。例如：工程施工已到基础验收阶段，监理日记中应有该阶段的材料报验、测量放线报验、基础隐蔽工程验收等事项；如果期间内有工地例会、质量问题处理等事项也应有记录。如：监理日记中记载水泥进场报验，可核查当天有无水泥报验单，并检查所附的水泥合格证、检验报告等质量证明资料是否齐全、有效。
(3)我们还可以根据有关监理资料来核查监理日记。如:根据某一份原材料报验单的日期，检查该天的监理日记是否有记录等，这样不但检查了现场监理工程师的监理资料是否及时完整，同时也检查了监理工程师的工作质量。监理日记审阅后，总监理工程师应签字留下记录。有的监理日记记录过于简单，内容不完整，监理人员的工作内容没有反应出来，没有留下任何痕迹。对于监理日记的缺陷，总监理工程师应及时督促改正。这样，通过巡视检查，既能掌握每个监理人员的工作情况，也可以督促现场监理工程师按监理规范的要求作好监理工作。
实践证明，要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，总监理工程师应予重视，完善制度，落实责任，勤于检查督促，这样工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。