浅析项目实施过程中信息监理的要点

本文介绍了浅析项目实施过程中信息监理的要点相关内容,感兴趣的朋友可以参考。

【摘要】本文结合多年的监理经验,主要是讨论项目实施过程中的监理要点。从监理的角度出发,从四控三管一协调,实施过程中如何规避风险等方面介绍信息监理的要点。

【关键词】监理文档风险控制监理就是在建设方或者项目管理机构的授权委托下,根据项目建设目标、业务需求和质量标准对承建方的技术方案,项目管理活动,系统设计、开发、集成、实施部署等活动的审核、监督和控制。简单说就是“四控三管一协调”,即质量控制,进度控制,投资控制,变更控制,信息管理,合同管理,安全管理,项目实施过程中的各方协调。具体到项目实施过程中,监理就是保证项目在预算的基础上,在保护项目实施的情况下,配合建设方完成项目管理,取得承建方的配合,尽量规避或者降低项目风险,保证项目按质按量的完成。

信息系统监理贯穿项目的整个生命周期,从项目的立项阶段,招投标阶段,设计阶段,系统集成阶段,部署阶段和项目的验收阶段。在不同的阶段,监理具有不同的工作要做,在整个项目的实施过程中,不仅要协助建设方进行项目管理工作,同时还要对各阶段工作进行记录并保存,最终形成监理文档,协同承建方的实施文档保存,便于以后查询。

下面将从工程中标后监理工程师应当做的工作进行讨论,主要的要点有开工令的签发,监理周例会制度,专题会议制度,沟通机制的建立,周报月报制度,项目变更的控制,阶段验收的控制,文档的管理,及项目最终验收。

一、工程开工令的签发。在项目立项完成,经过初步设计后,招投标并有中标公示后,签订实施合同,在承建方进场前,需要完成的工作有①承建方与建设方完成合同的签订工作。在此过程中,我监理方要协助建设方对合同进行审核,如有必要可参与合同谈判,利用自己参与过项目比较多的优势,给建设方提供一些有利的建议,避免在项目实施过程中产生合同纠纷,其中项目的范围,工期,付款条件等等均要严格审核,并出具相关的意见。②合同签订后审核承建方是否满足进场条件,在此阶段,承建方需要提交中标通知书复印件,公司相关资质复印件,双方已经签订的实施合同复印件,已经完成的实施计划,项目经理及项目组的任命书,其他一些进场材料的报验等。

在完成以上工作的同时,承建方要提交开工申请,监理方审核相关文档及准备工作,组织三方讨论是否可以开工,并组织项目启动会,制定项目管理规则,及项目实施的要点,建设方对项目的要求及承建方在实施过程中需要配合的内容等。

二、监理周例会制度的建立。为了方便建设方和监理方方便控制项目,更好的对项目进行管理,及时跟进项目实施情况,在启动会阶段要建立周例会制度,主要是承建方汇报上周实施情况及本周计划,实施过程中需要协调的问题,监理方汇报项目进度情况(承建方的实施进度与实施计划的对比,工期及质量存在的隐患等)建设方项目管理组根据汇报情况进行总结。

三、专题会议制度。有句话说得好,事后总结不如事中控制,事中控制不如事前预防。专题会议制度就是为了更好的保证项目的实施质量,在项目实施前,对承建方的实施方案、设计方案,图纸审核,变更评审,延期等工程中对下一步实施会造成影响的方案的评审。然后结合监理方的实施过程中的旁站,抽查等监理方法,以做到质量控制的目的,尽量规避或降低项目的风险。

四、沟通机制的建立。完善的工作规范是项目顺利实施的基础,沟通机制的确立就是一种工作规范,沟通机制要确定监理方,承建方和建设方之间的业务联系要以文档的形式进行,各单位的要有一套完善的文档表格,三方负责人能及时的沟通处理实施过程中遇到的问题等。沟通机制的建立保证了事发后有据可查,为以后项目实施提供借鉴经验等。

五、周报月报制度。周报月报制度的确立,是监理方和建设方能更方便的对项目的进度、质量进行跟踪控制,方便了沟通。也属于沟通机制的一种,周报月报也是项目过程文档的一部分。

六、项目变更的控制。项目变更是导致项目失败的主要因素之一,所以在项目实施过程中一定要严格按照相关要求对项目的变更进行控制。对于由承建方提出的变更,承建方要提出变更申请及变更方案,变更后对项目的影响(进度,投资等),经监理方审核,提交建设方审核,然后三方召开变更会,讨论是否同意变更,如同意变更,则根据变更对工程的影响的大小变更实施方案,实施计划等相关文件。如有建设方提出的变更,监理方要组织承建方对变更进行评估,出变更方案,变更对项目的影响等文档,然后监理方组织召开三方会议讨论是否通过变更,如同意则根据变更的大小对项目的影响进行相应的改动。由于变更往往涉及到新技术,或者新需求,或者项目资金的变动,所以在评审过程中要考虑各方意见,最终确定是否变更。做好了变更,也是对项目的预算,项目的进度进行控制。

七、阶段验收的控制。阶段验收包括隐蔽工程的验收,设备到货的验收,里程碑阶段的验收等,作为终验的参考依据,所以在验收过程中要严格按照相关的国家,地方、行业标准执行。其中设备到货的验收不但指设备到货,要做到根据设备到货日期确定承建方何时订货(可以在周例会上查验城建方的订货合同),督查承建方设备到货日期,设备到货后要核实设备到货是否与合同清单一直,设备配置是否和合同详细配置一直,设备到货数量,及设备加电是否正常运行及相关说明书,保修卡等是否齐全等,并形成到货验收报告书,和隐蔽工程验收报告一样作为终验文档的一部分。

八、文档的管理。文档分为监理文档,建设方文档及承建方文档,其中承建方文档包括过程文档,技术文档及验收文档,在整个项目实施过程中,形成的各种文档要及时备份存档,并建立严格的文档制度,以保证在项目验收时形成一套规范的文档。对文档的要求不仅要文档齐全,而且要保证各种文档规范,统一。

九、项目验收。组织三方进行项目验收的工作,验收的主要内容为功能验收,文档验收和设备验收。在项目完工后要督促承建方尽快配合完成验收方案,三方审核后对工程进行验收,监理方要协助建设方制定验收流程等工作。

以上为监理过程中需要注意的要点(还有很多其他的要点,比如付款流程的控制等),及监理措施办法,在各要点中,贯穿了风险控制,质量控制,投资控制,进度控制,变更控制,文档管理,信息管理及合同管理及项目协调的工作。只要在项目初期能确定项目的一些项目管理制度,就能树立监理方在项目实施过程中的威信,赢得建设方的支持,取得承建方的配合,以保证在规定的时间内,保证质量的完成工程的建设目标。

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