浅谈监理资料管理

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【摘要】监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作,随着改革的不断深入,信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息,能够促进监理工作的开展,对搞好监理工作具有极大的推动作用。本文根据本人在参与工程项目监理资料管理的实践,谈谈个人的认识。

监理过程实质上是信息资料管理的过程,监理工作的主要方法是控制,控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作,是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作,是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。随着改革的不断深入,信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息,能够促进监理工作的开展,对搞好监理工作具有极大的推动作用。因此在项目监理机构中一般都配备专人(专职或兼职)负责监理资料管理工作。下面根据本人在参与工程项目监理资料管理的实践,谈谈个人的认识。

1.监理信息管理的目的及内容

信息管理是指在工程建设过程中,监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通,使决策者能及时、准确地获得相应的信息,更好地指导工程建设。信息管理的内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。文件信息主要是在工程建设过程中,上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。档案信息主要是在各种文件办理完成后,根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理,根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。监理报表信息主要有开工报表、监理工程师检查记录表、监理工程师通知单、质量管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表,反映了监理工作的开展及工程进展情况,是监理工程师进行决策的重要依据。

2.监理信息资料的特点

2.1监理信息来源的广泛性。监理信息资料来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门;来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业;来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集不完整、不准确、不及时,必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。

2.2信息量大。由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂,使得监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范,而且要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息,又要掌握实际进度的信息,还要对他们进行对比分析。

2.3动态性强。监理信息资料管理的过程是一个动态的过程,监理工程师实施的控制也是动态控制,因而大量的监理信息都是动态的,这就需要及时的收集和处理。

2.4有一定的范围和层次。业主委托的范围不一样,监理信息也不一样。工程实施过程中,会产生很多信息,但并非都是监理信息,只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的工程项目,所需的信息既有共性,也有个性。另外,不同的监理组织和监理组织的不同部门,所需的信息也不同。

2.5信息的系统性。监理信息资料是在一定的时间和空间范围内形成的,与监理活动密切相关。而且,监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路,具有明显的系统性。

3.监理信息资料管理的重要性

3.1监理信息资料是工程建设过程的记录,是监理在工作中可查询的文字依据,是对工程评估验收的依据。

项目建设在整个实施过程中,每天都发生各种各样的情况。在监理工作中,大量监理记录包括质量记录、工程计量、工程款等渗透到监理工作的各个方面,及时将这些监理信息进行收集、整理,形成文字的资料是监理工程师进行目标控制的基础和客观依据。监理工程师充分利用监理资料解决矛盾,处理纠纷,协调各种关系,促使目标的实现。

监理信息的收集就是将监理工作中发生的原始数据收集起来,是重要的基础工作。因此,一定要尽可能的全面,尽可能的准确。资料的整理是将收集到的原始数据、资料经过科学、系统的整理、归档,进行必要的统计分析,形成文字的资料,并根据监理工程师的需要及时提供。监理工程师就可依据这些资料迅速地作出判断,解决工程实施中的问题。实践证明凡经过科学、系统整理提供给监理工程师的信息资料就能较好的对问题作出准确的判判;相反,提供给监理工程师的资料杂乱、零散,监理工程师就难以对问题作出准确的判断,更谈不上作出准确的决判。

合同管理是贯穿监理工作始终的一项中心任务,在工程实施的过程中或工程完工后,往往会出现一些争议的问题。如经业主同意补签的工程计量,往往承包单位报的量偏大而且提供的依据不足,此时监理根据平日在监理日志或监理检测记录、监理通知、监理旁站记录等记载可以较准确的提供依据,作出合理的审核结果。同样,对一些问题的描述也可通过查询监理资料作出较全面准确的评价。当然,监理最终的质量评估报告的结论意见,一是依据施工单位自检结果和监理抽检结果,二是通过专业检测,试验单位提供的检测数据,三是对施工过程控制的评价。其中一、三都是依据监理资料提供数据、文字的记载得出的结论。

3.2监理资料是工程在交付试验后运行、保养、维修、改扩建的依据。

工程竣工验收交付使用后,在保修期内往往会出现这样、那样的问题。问题出现的原因往往和施工过程中的环境、使用材料、施工工艺、设备运行每一个细节有关,而这些可通过监理资料予以查找,包括监理日志、监理旁站记录、测量使用数据,通过分析出现问题部位的作业时间段的天气变化,使用设备运行情况,原材料检验报告,操作人员,施工方法,过程中存在的问题等,准确找出原因,从而为维修处理提供可靠的依据。

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