确定监理工作的重点目标及工程分析

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引言

正如每个人因自己的性别、年龄、相貌和性格的不同与其姓名相连,就能区分一个人那样。建设工程项目的实施过程,也同样因为其不同因素的组成而成为其唯一性的特性。工程的唯一性也决定了其在实施过程中不可能形成与其他项目完全一致的控制方法。这就要求不论是建设方、施工方还是监理方,在项目实施过程中针对该工程必须作出有别于已完工程的特定的组织安排和工作目标计划。作为一个工程的项目监理部,在接到一个工程任务时,往往是依照常规程序编写厚厚的一套《监理规划》、以及不同专业的《监理实施细则》,这些从企业的标准模版中复制而来的文件,有多少内容是与具体工程的特点相吻合,或者是真正针对该工程个性化特点而编制的?在这一点上不同的企业和不同类型的工程存在着较大的差异。总体上却形成了监理工作目标在“大而全”的前提之下,难以分清主次,在监理资源投入有限的条件下,很难有效发挥并突出监理的作用。为了更好地发挥项目监理部的管理能力、尽最大限度地发挥监理在建设工程项目管理中的作用,则需要分析工程各参建方的能力,明确该工程的主要控制目标。这样做既能更有效地发挥监理的优势作用,也能做到在监理人力成本日益受到财务制约的同时为业主提供更有效的服务。对各参建方的分析这里并不是对一个工程的所有参建方的全部分析,在工程实施过程中,监理直接面对的是施工方、建设方并接受政府监督机构的监督。对这些参建或监督方提前进行相关因素的分析,将有助于提高监理工作的效能、以便在更好地服务于业主的同时,又能在较大程度上满足监督机构对工程各类督查内容的要求。对建设方的分析对建设方(或工程代建单位)的分析,除了参照监理合同、施工合同等文件中对工程的要求之外,还应重点分析业主代表,业主对工程的管控力度、期望值以及业主与施工方之间的社会关系等。业主代表:重点分析其个人学识、业务能力、性格特征、职业伦理情况以及个人爱好等。针对分析内容,列出其主要特点,可以更好地了解其人,也能利用这些特点更好地与其进行沟通和相处,并弥补其学识、能力上的不足,将更有利于对工程的管理和控制。表1:对业主代表的分析内容业主对项目的管控力度:通过对业主的现场代表及管理机构的能力进行评估,了解业主对该工程的管理与控制的能力和力度。以便监理更好地弥补其管理盲区和增补其弱项能力。业主对工程的期望值:主要从进度、质量、安全、文明施工等方面加以分析,并从中选择业主最为关注的几点加以重点控制,在质量、进度和安全发生冲突的情况下,进行及时地沟通并提出有效且中肯的解决途径。业主与施工单位的社会关系:人与人之间的社会关系是维系这个社会融合的一个重要因素。不能忽视企业领导人之间的关系对工程实施过程的影响。了解和掌握其关系更加有利于在施工过程中出现特殊问题时,监理能够及时提出适当的解决途径。对施工方的分析对施工单位的分析,除了对照施工合同对其主要约束条件进行列表查验之外,应重点分析施工项目部机构人员的管理能力,现场主要负责人的管理能力和协调能力,现场技术负责人的技术水平、管理水平和协调水平,了解项目机构调配资源(计划内、外的机械、用工、辅材和开支)的权限,施工方与建设方的社会关系(长期合作、临时合作、通过中介合作等)。以确定施工方对该工程的实施能力(强、中、弱)。表2:对施工单位项目部的分析内容通过对工程的全面分析,掌握工程的特点,分析出工程实施过程中重点、难点以及社会对工程的关注热点等。针对这些特殊点,重点分析施工项目部的履职能力和对工程的操控能力;分析该项目部的强项和弱项,对其弱项列出监理需要重点控制的目标和方向,以便在工程实施过程中加以特别关注,必要时可以提请监理公司予以技术和管理上的配合与支持,以便更好地控制工程按计划目标实施。对施工项目部的分析,需要依据工程的实施过程,进行不断地调整。不仅如此,还需针对工程实施过程中出现的特殊情况,有针对性地进行分析。如出现工期滞后较多、安全生产出现问题、质量问题频现、变更较多引起索赔受阻、建设方突然变更工期(加快或暂停等)、政治环境影响工程正常实施(政府加强某一方面的管控对工程进度的影响)等问题时,监理应依据事实情况,将出现的问题依据合同和法规等进行合理的分析,并提出具体的建议,以便建设方和施工方能站在同一个平台上进行沟通和达成协议,有利于工程的顺利进行。对监理自身组织能力的分析在分析了建设方和施工单位,并作出较为准确的评估之后,监理部也应针对这些分析结果,对监理部做相应的评估:监理部现有机构是否能满足该工程的需要,评估建设方对监理的期望值(高、中、低)。如果评估值是低,监理部就必须采取重新组合,以便达到中等以上,否则,该工程在实施过程中监理部就会处处受到建设方的批评和责难,并影响监理企业的信誉,严重时可能会导致工程实施过程中质量、安全的失控而产生难以预计的严重后果。监理自身能力评估应着重从以下几个方面进行:监理组人员知识结构及专业背景,技术、管理能力,沟通能力,文案水平,协调能力等。表3:对监理组的能力分析监理部只有清晰自己组织机构的能力和水平,才能更好地预见工程实施过程中可能出现的风险和问题,有利于在工程实施过程中对计划和目标的掌控,并能更加有效地履行监理合同、为建设方提供符合需求的服务。一旦监理组自身综合能力评定结果处于中等以下水平,监理组就需要加强力量。加强力量不一定必须是增加监理人员,涉及以智力为主的工作,人员在于精而不在于多,挑选能够胜任该工作的相应人员加入监理组,将会更有利于该工程监理工作的全面开展。在当前及今后相当长一段时期内,建设工程领域的人员淘汰将是一个主要趋势,建设各方都在为了加强自身的管理而不断地淘汰技术和管理贫弱的人员,而吸纳新的具备不断接收和更新知识、且具备开放和独立思维的人才。对监督机构工作目标的分析这里所指的监督机构,主要是指质量安全监督站,也包含政府其他机构对所在地工程相关方面的管理与监督等。政府监督机构对工程的监督管理,在政府工作越来越精细化和政治化的要求下,加强了对工程安全、质量、程序和文明施工等的量化管理;不仅如此,对城市区域的工程涉及噪音、照明、大气污染等的控制也越加严格;对涉及建筑工人的技术能力、报酬待遇、职业伦理和权益保障等加强了管控力度;对涉及工程安全、质量和维权保障所引发的社会稳定加强了监控的广度和深度等。为此监理应该针对工程实施地区质安等政府职能部门的关注热点,提前做好相应的分析,并确定相应的工作目标。表4:对监督机构的分析内容确定监理工作的重点目标通过以上几个方面的具体分析,最终还是要回到《监理规范》和监理合同所要求的内容上来,将繁杂的监理任务进行了归类和简化,最终的目的是为了控制工程目标的顺利实施并达到相对理想的结果。为此,从以下各个方面明确出具体的控制目标作为监理日常工作的重点,将一些非重点工作再分为可控和可能超出可控范围两个方面进行归类,犹如分析危险源及其风险系数一样。表5:对工程分析的重点目标列表(本表内容可自行组织)工期工期是一个工程的孕育期,一个生命从胚胎到出生,需要经过一个孕育期,无论孕育期多长,生命总是要出生的。在此,我们将一个工程的建造期称为孕育期,一旦工程交付使用,其孕育期即结束,这段施工建造期即为一个工程的施工工期。虽然有的特殊工程其孕育期很长,只要它开始投入使用,从使用的那天开始,它的孕育期就算结束,后期的建设可以称之为完善或增建。如建于1882年的巴塞罗那圣家族大教堂,时至今日仍在建设中,但其早已投入使用并不影响它的继续建设。这样的工程也毕竟只是一个特例,现代建筑工程都具有明确的完工期限,也就要求工程的管理者必须以工期作为重点目标加以控制,以实现其功能和投资收益的按期发挥作用。即便如此,还是有不少的工程其建设期并非想象中的那么紧张或无关紧要。只要一个工程的工期不处于控制的两个极端,都可以将其列为可控内容加以管理。安全工程施工过程的生产安全,自建筑业从改革开放以来,一直为社会所诟病,而且始终排在各行业安全事故的前几名:交通、矿山、建筑施工,这几个事故发生大户,现在都被政府以各种方法严密的监控着。现在的建筑安全事故被处罚成本虽然变得越来越高,受限于执法尺度的弹性,依然难以阻止贪利者的冒险之举。施工过程的安全管理在今后相当上一段时期内,依然会作为建筑工程各主要参建单位的管理重点。为此,施工安全管理将是建设工程管理中的一个重点、难点,无论在什么情况下,都不能忽视它。针对施工过程的安全管理,依据不同的工程特点,参照行业危险源列表,尤其是“危大工程”加以逐一分类和甄别,严格按照安全管理规定和程序进行监督控制,不能让施工或建设方有任何麻痹和侥幸心理!施工安全管理是当前工程管理过程中最难掌控的目标之一!质量正如施工安全管理出现的冒险和贪利之心,工程质量控制方面也同样存在操作上的各种花样。在失去社会道德与操守的约束,以拜金主义为其最高价值观的人掌控工程的施工管理权限时,加上无知者无畏的施工人员,对一个工程来说就是埋下了一个灾难性的隐患。虽然上述这种极端性的案例不是很多,但施工过程中管理人员忽视一些自己知识盲点方面的技术和质量问题,却是非常普遍的情况。不遵守工程规范和规程进行施工,管理人员或施工操作人员按照自己的工作习惯和经验进行施工操作已经成为工程施工中出现质量隐患的最大来源。教科书上在分析质量问题时往往给出的方法论是从“人机料法环”五个方面进行探讨,现实中施工方从一开始就没有遵守建设规则,事后让其遵守挽救措施方法也仅仅是获得一点经济上的教训,在管理者的意识中远远没有达到工程管理者具备的尊重科学敬畏科学的谦卑精神。一个具体的工程,针对施工单位的技术能力和管理能力,按照常规施工控制重点、难点和特殊点,进行分类,做好各阶段的控制方法:检查、复核,再检查、再复核。除此之外从常规管理角度来看没有什么更好的方法。控制质量的重点就是加大检查密度和复核密度,不留下任何侥幸的空子给施工方可钻。投资与变更投资控制虽是工程控制的一个非常重要的目标。在工程建设的实践中,受国人特殊文化和实践历史的影响,无论是国有投资还是私有投资,对工程实施过程中的投资管理权限能够下放给第三方的极少。监理在施工过程中对投资的控制也常常只是形式上配合建设方做好一些程序性的文件(包含现场的信息采集等)。也因为此,在工程管理实践中,该工作常由业主另聘或自家的跟踪审计部门代替,监理对投资(工程变更)的管理也就省去了很大一部分工作。不是特殊要求的工程,该项工作目标只作为可控的正常工作进行管理即可。信息管理(资料收集整理与信息传递)随着政府对工程档案管理的升级,加上BIM在建设领域的大量运用,工程信息和工程管理信息的收集、整理、传递和再利用也越来越受到社会的重视。工程施工过程的管理信息是否与工程的进度同步、是否与工程实施情况保持一致,将是今后工程信息管理过程中的一个重点。监理在工程实施过程中真实的收集、整理资料不仅是一个日常工作,也将作为考核监理服务管理水平的一杆标尺。监理在工程实施过程中,按照各企业内业要求,做好相应的信息收集和整理工作,并将一些特殊信息进行及时传递和发布,确保收集整理的信息能真实反映工程的施工过程,同时做到更好地规避监理人的风险和责任,尤其是可以更好地规避不必要的风险和责任。合同管理(索赔与反索赔)对于大型施工项目,合同管理将是一个具体而又复杂的控制目标。对于一般中小等普通过程来说,因履行合同所涉及的费用和工期索赔均较容易控制,而往往容易受到忽视。履行合同是法人最基本的社会行为,履行合同过程中所涉及的费用索赔将直接关系着企业的财务收益,甚至关系着企业的生存、也是关系着工程建设方(或投资方)的项目投资与收益是否能达到预期目标的重要因素。因此,合同管理在注重履行法律责任的企业中尤为受到重视。合同管理在工程实施过程中,是监理需要认真对待的一项工作,尤其是涉及费用索赔的工作内容,在实施过程中一旦发生,就需按建设方的审批程序进行严格管理,为服务方的索赔和反索赔提供真实的原始依据。协调与沟通工程实施过程中的参建方为了目标的一致性,需要不断地沟通和协调,以降低工程实施过程中出现的问题对各方可能造成的财务损失。工程实施过程中的协调与沟通往往因各方利益出发点的差异性而难以达成一致的意见。尤其是投资方和建造方在很多问题上其利益是零和关系,这种问题一旦出现,在合同和惯例模糊的界限内,就需要更好地沟通与协调。工程实施过程中的沟通和协调,有时容易出现甲方的强势姿态,这种姿态并不能代表甲方的强势就会保障其合法利益。在工程实践中乙方(建造方)的低姿态并不代表其愿意自动承担附加或额外的财务成本,而是乙方的一种以退为守的策略,或者是乙方在其他方面出现了违约而无法在具体问题上与甲方进行抗辩或博弈,实际上还是甲方因乙方的履责存在问题和瑕疵未被追究才能够在一些特殊问题上表现出强势。监理在协调与沟通方面应尽量避免甲乙双方为了突出一个问题而刻意去掩盖其他的问题,这样做的结果容易使监理陷入一个管理的悖论之中:即监理服从业主的同时而又随时可能面临被业主事后追诉履责不到位。监理在沟通与协调时,最好的做法是促使双方就达成的事项形成一份详细的纪要或协议,如果双方为了避免责任人承担必要的责任而不愿意形成文本协议,监理最好整理一份备忘录作为备查文件留存,最好能同时发送给甲乙双方。目标的跟踪与调整通过以上两步明确了监理工作的重点目标,不代表该工程的控制目标就完善了。建设工程的目标随着工程的进展,原有的控制目标会得到逐步实现,新的问题的出现将促使原有的重点目标发生转移。为了应对工程实施过程中出现的新问题,就必须随时对一些上升为重点、难点的目标进行重新标定。目标的跟踪对于一个工程已经明确的重要管理目标,监理部将依据监理人员的职责,将目标管理落实到具体监理人员的日常工作中,由具体监理人员对该目标进行跟踪和检查。一旦发现目标超出自身能力控制范围,立即向上一级管理人员报告,如果总监(或总监代表)无法解决,监理部应及时向公司进行报告。当该目标完成之后,立即释放。工程实践中最容易出现的情况是:对一个目标的管理,监理人员有时难以判断其是否处于受控状态。按照工程管理理论,其目标管理发生了偏移并超出了范围,理应受到调整的警告。受限于监理人员的技术、管理和协调能力,该目标即使出现了较为严重的偏移,也很可能被忽视。这样的问题在安全、质量管理和工期控制上最容易出现。解决的方法是将控制目标的偏移进行量化:从合同、程序和规范等几个方面进行具体的量化。这方面的量化指标各监理部可依据具体的情况作出较为可行的预设,以方便具体监理人员的掌控。目标的调整当受控的目标发生重大偏移或者新的目标出现之时,都应该进行及时的调整。调整的过程可以依据以上的简化步骤进行。在项目实施过程中,这样的问题很容易被发现。发生这类问题主要存在于工期滞后、质量合格率降低、安全措施难以达标、施工现场难以满足地方政府的规定等。发现这类问题的出现一旦成为该工程的主要问题或冲突的时候,就必须将其列为重要控制的目标加以管理。小结无论是大型工程还是中小工程,在实施过程中,都会出现不同的难以控制的目标。只要监理能够按照科学的方法,遵照国家法律、规范、规程以及合同文件进行目标控制,结合当地社会现实,从繁杂的目标中提取重点目标加以控制,在监理服务日益被诟病的今天,通过监理对工程有针对性地管理和服务,在监理资源投入有限的条件下,更好地发挥监理的作用,保障工程的安全运行,使工程在实施过程中不致因管理上的疏忽而失去控制、发生难以挽回的损失或灾难。

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