工程监理档案资料的有效管理策略探寻

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摘要:档案资料的有效管理能促进监理工作管理的高效化。档案管理是监理工作的重要一环,是监理管理工作的真实记录和实际反映,是工程建设及竣工验收的必要条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。因此要在监理工作实践中重视档案管理。本文将从分析电力工程建设监理单位档案管理的现状入手,探讨如何加强监理档案的管理工作,维护档案的完整与安全,实现档案的有效管理。

关键词:监理工作;档案资料;档案管理

1引言

监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录,它体现监理工作的痕迹和成果,是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此,监理档案管理是监理管理工作的重要环节,是监理标准化建设的重要组成部分,是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。

2监理档案管理工作中存在的问题

2.1对档案资料的重视程度不够

长期以来,相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是传递、保管的事务性工作,技术含量低,不是监理项目部的主要工作,只是其它工作的辅助,只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付,能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。

2.2缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看,有的监理项目部成立了专门的档案室,工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因,工程档案由其他专业人员代管和兼管,形成的档案材料五花八门。

2.3档案资料管理力量薄弱

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。

2.4项目部档案管理制度不健全

项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习,没有完善的档案室管理制度,导致对资料的传递、存放、查阅、检索,更新、检查等不能完全控制。

3改进监理档案资料管理的措施

3.1要提高对档案工作重要性的认识

工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视,到上级检查或工程完工即将交工验收时,才突击应付整理,这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中,对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作,充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识,切实加强对档案工作的管理,将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上,纳入职工岗位责任考核的制度中,对档案工作做到有计划,有部署、有检查、有总结、有奖惩,使这项工作得到持续健康发展。

3.2项目部建立与工程相适应的档案管理模式

根据工程项目特点,监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式,明确相关的职责,确保基本的资源配置,增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更新观念,提高认识,变被动为主动,实现档案资料的规范化管理。

3.3提高档案管理人员素质,实施精细化管理、发挥主观能动性

一个合格的档案管理人员,应具备一定的理论水平和管理素养;具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展,社会对监理的要求也越来越高,监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。

3.4提高档案人员的思想觉悟

档案工作是一项服务性很强的工作,监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神,对档案工作有高度的责任感和荣誉感,以及正确的行为。要注重职业道德修养,业务上精益求精,要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要,必须提高认识,认清档案工作的意义和价值,努力调整心态,澄清观念,振奋精神,强化职业道德,爱岗敬业。

3.5掌握科学化、规范化、现代化的管理技能

计算机技术在各个领域中的运用,为我们的各项工作提供了极大便利,有利地提高了工作效率,档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关,一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印,还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术,这就要求档案管理人员,必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案,可按照文件形成的先后顺序进行排列打印,这样,对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

通过精细化管理把档案管理的职责落实到人,使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广,若分工不够明确,则易造成工作遗漏,且出现了问题往往无人承担责任。

除了做到工作职责分工明细外,还要做到工作的连贯性,当有人因休假或其他原因不在时,其所负责的工作细致地分配给其他人。

相同的工作,如果以更积极的工作态度,更高标准的要求,就会把工作做地更加出色。举例来说,档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面:(1)检查报审表格式是否正确,编号、流水号是否正确,保证表中无错别字。(2)检查报审表和附件份数是否符合规定。(3)检查附件是否齐全、附件中的各項内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。

这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。

3.6建立档案管理制度,档案工作做到有章可循

由于档案管理工作面广,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应传达项目文件归档制度说明的信息,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明,从而提高档案的归档质量。

4结束语

随着社会对监理的要求越来越高,监理标准化和规范化建设程度不断提高,监理档案发挥的作用日臻明显,所以作为监理行业档案资料管理工作的从业者,我们应以积极学习先进的工程档案管理经验,充分发扬我们已有的优势,不断总结工程档案管理的经验,重视档案管理工作,在实际工作中给档案管理提供现代化的管理工具和管理技术,强化档案管理人员专业培训,强化档案管理人员的服务意识,增加服务的主动性,实现监理档案的有效管理,使监理档案能够发挥出其真正的价值,为监理公司服务,为业主服务。

参考文献:

[1]刘毅.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].城市建设理论研究:电子版,2015(6).

[2]陈妮.关于对建筑工程档案资料有效管理措施的探讨[J].城市建设理论研究:电子版,2015(21).

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