工程档案前期监理浅议

摘要：近年来随着国家对于各种基础设施建设和工程开发方面的重视，对于工程质量有着非常严肃的要求。关于工程的质量和进度方面更是给予了严厉的监管，而这些有关方面的资料和文件往往涉及到的档案的有效管理，工程档案是否得到了有效科学的管理，直接的影响到工程的进度和质量的保证，因此，在很多工程建筑行业和领域越来越强调档案管理的重要作用。
关键词：基础设施建设前期档案管理
随着行业内部对于档案重要性的认识，很多单位已经采取了相应的举措，积极进行档案的管理和人员的培养，都将档案的管理提高到了重要的议事日程。而且国家为了提高档案的管理质量也出台了一定的法律法规的条文，也促进了各个单位为提升自己的档案管理工作进行反思和指导。而对于档案管理方法上也有很多的有益讨论。
一、工程建设前期档案管理的重要性认识
工程档案，也是档案管理的一个有机的组成部分，因此，它符合档案管理的一些基本的重要条件，具有档案管理工作的重要要素，比如工程档案也具有资料的收集整理、保管鉴定、和相关的统计预算和提供利用空间的活动。而且对着档案管理技术的提升，现代档案管理工作已经越来越趋向一种系统化的工作，组织和管理的工作也明显的显示出一些层次化的管理和实施。大体上来说主要包括一下的几个层次：
首先，档案的管理要包括实体管理和信息开发两个主要的方面。所谓实体的管理，顾名思义就是要包括一些文字性文件和图稿的整理和收集工作，也要将一些预算报表定期的进行整体和审核，鉴定相关的技术性文件，及时对国家相关的政策和条文进行学习和收集，为及时对工程的进展进行一些有效的调整进行相关的准备活动。
其次，所谓的档案信息资源开发又可以继续分层，包括档案的信息加工和信息输出两部分。档案信息的加工，需要有一定专业知识的档案管理人员对所有的文件资料进行一个高效、明细编目工作，最后，为了让所有的资料有一个综合的面貌，档案管理人员还有进行一项重要的工作，就是为所有的文献资料建立一个参考资料构成，方便信息的检索和收集。
档案资料的信息输出就有点类似于图书馆的日常工作内容，主要是负责给相关的工程部门和人员提供及时有效的参考资料，方便工程人员进行阅读、咨询、外借等多种服务，便于相关的部门制定工程计划和调成工程进度。
而且，工程档案的管理人员要注意整个服务系统的整体化和反馈机制。让工程档案的管理工作要随着具体施工的进行及时的做出调整和完善，为工程的顺利进行打下良好的基础，及时发现问题，反映到相关的部门进行处理，即使进行工程的协调和变动，避免不必要的损失。
二、目前阶段我们的工程档案管理中存在的主要问题
首先，我们在工程档案管理过程中面临的一个主要的问题就是相关的建筑部门只注重工程本身的过程和结果，而对于相关的档案工作缺乏重视。，而传统的工程档案管理已经不再适应于现今的工程建设过程。为了抓紧机遇加快发展，国家上马了很多的工程设施建设工作，特别是一些基础设施的建设占了很大的比重，这些工程的突出特点就是流程长一次工期战线比较长，涉及的部门非常多，各种文件和资料繁复多样，非常复杂。由于相关的部门没有平衡工程和档案的关系，因此在档案建设方面就与实际的工程进程本身不能协调开展。
其次，就是工程企业中相关的从业人员缺乏专业的档案管理意识，档案人员自身就对工程设施建设前期的档案工作重要性认识不足，而且针对行业的特殊性，工程队伍流动性非常的大，即使是档案的管理人员也相当的不稳定，因此，很多单位就不愿意再耗费资金对于自己的档案管理人员进行相关的技术性培训，这也是使档案资料脱节的一个重要的原因。而且人员的流动性还带来了一个非常严重的副作用，就是很多重要的资料流向不清，当相关的档案人员离职以后，他负责的相关资料就处于一种失控的状态，这也是现在工程部门档案工作缺乏系统性的一个主要的方面。
再次，以往我们采用的传统档案管理方法缺少一定的连贯性和统一的标准，因此很多情况就是，在不同的单位，经过不同的资料人员处理的档案没有一个固定的格式，也给档案的管理带来了很大的困难，造成档案利用效率的底下。
针对以上的这些原因，为了提高工程档案管理的质量和水平，主要要从以下的几个方面入手。
三、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作
首先，要提高具体单位和个人的档案管理意识，要从上到下进行档案管理的重要性提倡。工程的主管领导，要从项目的初始阶段就要对于档案管理人员进行经过挑细选和进行相关的指导培训，设置一定的奖惩措施，对于优秀的管理人员要进行一定的物质奖励，对于一些出现错误的同志也不能姑息，要形成一整套严厉的档案管理规定。
其次，要加强工程建设各个部门之间的合作，特别是加强各部门与档案部门的练习。而且一定要保证一个具体工程的实施过程中档案管理人员的固定化，一方面，固定的人员可以保证档案工作的连续性，另一方面也可以确保档案工作的具体有效的实施，将责任落实到个人。
再次，在单位的内部设定一个有效的档案管理制度和标准，档案管理和工作人员要严格按照这个标准进行档案的整理和信息的加工，形成一个严密完整的档案工作体系，避免因为标准不合理和造成的档案管理“多样化”和无序化。归档的标准不一，会给档案部门带来一定的负担，也会给资料的运用造成苦难。
第四，在档案的管理工作中要积极的运用现代化的管理和控制手段，将先进的现代化信息技术引入到资料和档案的管理当中，提高档案管理的科技含量，让新的信息技术提升档案的质量和效率。利用计算机网络，将信息技术渗透进档案管理工作中，用计算机的实用技术制定相关的资料整理和分类的软件，可以实现档案管理现代化和高速化。工程单位要拨出一定资金为自己的的档案部门建立局域网，充分的利用信息技术的成果实现档案的高效管理。
总之，在新的形势下，档案的管理工作一定要适应现代工程发展的需要，进行不断的革新，在工程建设中发挥自己的主要作用，实现工程建设更高的飞跃。

参考文献：
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