浅谈工程监理资料信息管理

本文介绍了浅谈工程监理资料信息管理相关内容,感兴趣的朋友可以参考。

【摘要】工程监理资料信息化管理,是建设工程信息管理的重要工作之一,是建设项目管理“四控制、两管理、一协调”中的一个重要环节,而监理人员在对在建项目进行事实监督、把控等一系列的管理过程,其实就是对监理资料进行信息化管理的过程。

【关键词】监理资料;信息管理

以往的监理资料没有形成统一的编码规则,导致资料的利用率降低。而监理资料信息管理是指在建设过程中,将监理资料通過标准化的信息流通,使监理机构及时地、准确地获得相应信息,为监理工程师有效控制目标提供基础和依据,也可为工程质量事故等方面及时澄清监理单位责任,提供真实、可靠的证明材料信息。

1、监理信息特点

项目资料是在整个项目建设过程中产生的,是反映项目建设情况和规律的文件,属于信息形式一种。监理资料具备着一般信息的特征,同时又有着自身的一系列特点,主要表现为:

1.1监理信息广泛[1]。监理信息的资料来源于建设单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门;来源于设计阶段、招投标阶段、实施阶段等各个阶段的各单位乃至各专业;来源于质量、投资、进度、合同等各个方面。

1.2信息量大。由于监理信息资料涉及面广、协作关系复杂,使得监理工作信息量大。监理工程师不仅要对国家、地方等地有关的政策、法规、技术标准规范全面了解,而且还要掌握工程建设各相关方面的信息。既要熟知计划的信息,又要把握好实际进度的信息,兼具两者进行分析对比。

1.3动态性强[2]。监理信息资料管理的过程是一个动态的过程,大量监理信息都是动态的,同时要求所收集的信息要完整、准确、及时,因此监理工程师对项目也是实施动态控制。

2、监理资料信息分类

工程监理资料是项目建设过程最全面、最真实的信息反馈。为便于日常管理和查找方便,可依据监理、相关文件归档管理规范及其他相关监理文件管理规定对监理资料信息进行整理分类,大致可分为三大类:决策阶段监理资料、设计阶段监理资料、施工阶段的监理资料[3]。由于现阶段监理机构实施监管过程主要集中在工程项目的建设实施阶段,故本文重点将施工阶段的监理信息分类大致分为以下几类[5]。

2.1合同类(A0):a)委托监理合同;b)监理招标书、投标书、中标函;c)建设方和承包方签订的各类承包合同及相关的招投标文件。

2.2文件类(B0):a)项目工程地质勘测资料;b)项目设计施工图;c)设计变更和设计修改文件。

2.3记录和会议纪要类(C0):a)会议记录本;b)工地例会会议纪要;c)图纸会审(设计交底)会议纪要等纪要。

2.4项目监理部文函类(D0):a)监理日志;b)监理规划;c)安全监理规划;等文函;

2.5建设方文函类(含建设方主管部门、政府管理部门)(E0):a)建设方对施工方和监理方发出的各种文函;b)建设方的上级部门发出的有关本项目建设的各种指标、批文;c)各级政府有关管理部门发出的有关本项目建设的各种指标、批文和函件。

2.6施工方文函类(F0):a)施工组织设计;b)安全与文明施工组织设计;c)危险源识别与控制方案等文件。

2.7质量类(G0):a)测量放线资料;b)各类原材料、半成品、成品、构配件和设备的质量证明文件(三证);c)需送检的原材料、半成品、成品、构配件的“见证取样单”等资料。

2.8收发文登记本(H0):a)收到文件资料登记本;b)发出文件资料登记本。

2.9其他资料(I0):a)工程项目所获奖项及其证明文件;b)监理业务手册;c)单位工程验收证明文件。

3、监理资料信息标准化管理实施

对监理资料信息规范管理主要是对在监项目施工过程中的将相关监理信息进行标准、统一化记录并储存。为实现资料管理的规范化,需根据监理机构在施工过程中的具体工作内容制订标准化的监理资料格式、内容、表格。结合上文中的监理资料信息分类,大致可将监理资料信息从表格信息、文件信息编码、资料信息归档三方面进行标准、规范化处理。

3.1表格统一标准化

书面文件贯穿于整个监理日常工作中,为提高工作效率,需制定工程项目施工阶段监理资料通用表,逐步对监理资料信息进行规范化、标准化、统一化科学管理。《建设工程监理规范》(GB/T50319-2013)[3]中明确规定了监理工作中的资料内容,而且将施工过程中的监理单位主要用表进行了规范化。但只是对监理的主要工作用表进行的统一,而在监理机构开展工作中需用到的表格还有很多,如监理会议纪要、监理台账、监理旁站记录、安全检查记录表等工作表格。在日常监理工作中可经常对表格进行提炼,制定出提升自身工作效率的办公用表及文件模板。在施工管理过程中,监理人员务必要求施工单位报审、报验的相关表格应按照最新规范要求管理施工资料,针对同类资料使用统一的形式,对应及时更新监理表格形式。

3.2建立监理资料编码

施工阶段的监理资料种类多、信息量大、且较复杂。故合理监理科学的监理资料编号,使其规范化化更便于监理人员在能快速的对监理资料进行查询、整理。

依据唯一性、规范性、系统性的编码原则进行编码。每份监理资料建立唯一编码,即监理机构在工作过程中形成的文件表格等资料,资料的编号应保持连续性且不重复。一般可采用代码+日期+数字的形式进行编码:代码表示监理资料的类别分项,日期以资料形成的年、月为编码,数字码根据资料的数量多少,确定采用2位码或3位码。资料编码的设置应有利于监理人员及时对资料进行归档整理、查找和检索,便于资料信息化管理

XXXX-XXXX-XXX

①②③①为监理资料类别和分项编号,见监理资料分类2.1-2.9

②为监理资料的形成年份和月份

③为监理资料流水号,根据同类表格、同类文件、按时间先后顺序排列。

以某监理工程例会会议纪要的编号举例如下图所示

3.3监理档案规范化

施工过程中随着项目不断进展,监理机构需要对不断积累的资料进行及时整理,不允许拖延、后补的情况。监理资料应按类别、时间建立组卷,分类别存放保管,并编码,以便于后期资料信息检索追踪。

项目监理机构在项目准备竣工验收前,应通知公司技术质量管理部,对该项目的监理资料进行检查。

工程项目验收合格后,留存一份总监签认的《单位工程竣工验收记录》原件。在工程竣工验收后兩个月内,监理机构现将交城建档案馆资料装订成册后,再由公司技术质量部门审核归档资料合格后,方可交给建设单位。总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内,组织机构人员根据相关归档管理办法对在监项目的资料进行整理、编码、立卷、装订,监理项目文件完整地送交技术质量部,由技术质量部按照《建设工程监理规范》(GB/T50319-2013)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)和监理公司自身竣工资料先关管理规定,对形成的监理项目文件材料加以核查,合格后进行存档。

4、以长沙市地下综合管廊试点建设PPP项目监理资料信息管理为例

4.1项目监理资料信息的特点

长沙市地下综合管廊项目是由政府方股东(包括部分相应的管线权属单位)与社会资本共同出资建设的项目,即业主单位较一般项目多,使项目信息来源多,收集及整合传递资料任务量大;不同建设单位要求、思路及管理方式不一致,致使资料信息要求方式不一;该项目是国家重点项目,也是首批“地下综合管廊”试点项目,对项目的质量管理、进度管理及成本管理要求严格,故对资料信息标准要求更高且传递信息速度要求更及时。因此,进行统一监理信息化管理很有必要。

4.2长沙地下综合管理项目监理资料信息管理

4.2.1提升项目部人员的工作能力及团队合作能力

所谓工欲善其事,必先利其器,所以要做监理信息管理的前提,必须监理机构人员先对规范、图纸等监理资料信息谙熟于心。该项目监理机构,由总监理工程师带领团队成员,每周针对项目管控重点结合相关监理程序管理、资料文件归档管理进行PPT内部培训汇讲,通过各自不同的理解,进行互相学习交流,提升各自不足,加快信息交流。

4.2.2对本项目监理信息统一标准化

针对业主的不同要求,同时便于业主的及时高效沟通。在监管过程中提炼,且制定了统一的监理文件、表格的格式内容且对资料进行统一编码,随着项目资料不断地积累,能及时高效的对项目资料进行整理归档。同时针对施工单位过程资料及时进行督促和检查,避免资料缺失所造成不必要的后果。

该项目监理资料形成建立了:监理日报、监理周报、监理月报、监理例会纪要、监理通知单、监理联系单、月监理指令整改台账、周安全检查记录表、收、发文台账、文件传阅单、监理服务费计量申请表、每月项目形象进度完成情况表、监理费支付申请报告、质量月报、月施工单位资料检查表等统一标准化的监理信息表格。

4.2.3及时有效的与业主进行沟通,保证项目实施进程

通过电话或信息网络组建的沟通群,及时向业主对现场的进度、质量、安全等方面的情况进行汇报;无特殊情况,固定每周定期向业主报送将监理周报、监理例会、会议纪要及周进度情况表等纸质文件,其他特殊情况有紧急资料报送,根据实际情况进行调整。通过与业主的紧密高效的沟通,获取业主的支持和肯定,保证工程项目保质保量的顺利完成。

结语:

随着时代的进步,建设工程的规模越来越大,信息含量越来越多,使资料信息管理的工作任务也越来越重。为了实现高效、快速的对资料进行管理,更好地为工程项目服务,传统的纸质信息管理办法即将淘汰。将资料进行信息标准化管理可实现资料快速、全面、准确系统的管理。

参考文献:

[1]杨冠杰.济南市建设监理企业诚信体系构建研究[D].[硕士学位论文].山东建筑大学管理科学与工程.2016.

[2]刘广.戴昌钧.知识工作程序化对生产率的影响——基于KIBS的实证检验[J].科学学研究.2013.31(12):1872-1878.

[3]《建设工程监理规范》(GB/T50319-2013)

[4]《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)

[5]《中航工程监理(湖南)有限公司监理文件和资料管办法》

[6]《中航工程监理(湖南)有限公司监理项目档案办法》

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