如何做好公路工程监理档案资料的整理工作？

【摘要】档案资料整理工作历来在工程建设中必不可少，档案资料作为工程项目施工过程的形象载体，有着重要的保存、查考和利用价值。而监理单位是工程质量主体之一，对工程质量终身负责，因此，做好监理资料的规整，不仅仅是监理工作的需要，更是责任所在。根据本人在滨德高速公路项目中对监理档案资料的整理工作实践，认为要做好公路工程监理资料的整理工作，必须从以下几个阶段入手。

【关键词】公路工程；监理；档案；整理一、充分认识工程项目监理资料整理工作的重要性在整个公路建设过程中，现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，有着极其重要的作用，具体体现在以下几个方面：首先，监理资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，作为工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。第二，它充分反映了监理在施工过程中对加强质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等方面所做的工作。也是对监理工作各项控制与管理工作的重要依据和文件凭证。同时可作为日后各类纠纷问题的原始依据。第三，顺利、准确、完整、系统的做好竣工资料的整理，是工程验收工作中的重要内容之一。第四，档案资料在工程建设完成之后，在使用、维修过程中同样有着有利的技术依据。二、明确资料整理分工，加强资料分类管理。（一）资料整理工作划分根据档案资料整理办法要求，公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工：1、项目准备阶段的工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件，由交通主管部门和建设单位等承办机构负责收集组卷。2、公路工程设计文件由建设单位负责组卷。3、公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责组卷。4、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责组卷。5、科研课题文件材料由承办单位负责收集、整理。6、交通安全设施、机电系统项目文件材料由负责的施工单位负责收集、整理。7、声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。（二）资料整理内容和分类文件材料的整理必须按照施工中档案形成的规律，尽量维护其在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系，保持文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性。1、往来文件。如监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。2、管理性文件。如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等，按阶段、问题分类整理组卷。3、依据性文件。如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后连同批复文件成套一并组卷。4、工作性文件，包含工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理等文件，均要分别单独组卷。5、监理日志：监理日志、监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录。监理日志按时间先后顺序单独组卷。6、监理月报，包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情况等，按年度组卷。7、过程控制资料，包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、整改工程检查记录、监理独立抽检、抽查试验等，按分项分部工程排序单独组卷。8、影像资料：随着工程进度应不断的保留各施工阶段的图片资料，以便对各阶段的施工情况核查。三、加强组织领导，落实职责分工。加强档案资料工作的管理是工程监理的客观最直接的需求，在监理业务档案的管理方面，需建立健全档案资料组织管理体系，明确管理原则和人员管理职责，真正实现档案收集、管理与工程建设同步。（一）设置专职档案管理人员根据档案资料管理工作的特殊性，为确保资料整理工作的连续性和系统性，要求监理单位在开工伊始就要设立专职档案资料管理人员，专门负责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是：1）负责搜集、整理建设单位、设计单位等向监理单位提供的有关文件材料等；2）负责收集本监理项目自身形成的需监理归档的资料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要、通知和指令等；以及在监理过程中形成的，监理单位下发的各类质量、进度、费用、安全环保等控制性的整改要求及记录等；3）对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查；4）督促施工单位严格做好施工资料的归档、移交工作，按照国家和地方档案管理的要求做好资料归档工作；5）按照相关档案管理的法律和法规，编制、汇总监理项目的档案目录和清单，并负责最终档案资料的移交。（二）做好预立卷工作，保证资料的全面、完整。加强预立卷管理工作，在项目的一开始，各单位就应该按照“编制办法”做好文件材料的预立卷，对于搞好公路竣工文件档案工作具有重要作用。1、要及时、真实、有序做好资料整理，就要从第一次工地例会上强调工程资料的重要性，根据项目需要，及时建立起资料收集整理的大体框架，并把监理规范中的监理工作的基本表格提供给施工单位，要求按规定做好报验程序，确保各项施工资料必须真实、合格的原则。2、确保文件材料的齐全和完整。由于高速公路建设过程中形成的文件材料具有内容差异性大、收集归档周期长等特点，要求档案管理人员要加强资料的及时收集和规整工作，确保工程与施工进展同步，杜绝在工程竣工后许多文件材料残缺不全或原始资料遗失。（三）加强责任分工，确保监理日志的连续性、完整性。监理日记记录了整个监理过程，它是反映工程进展情况的重要资料，必须与现场实际情况相结合来记录。要确保监理日志的连续性、完整性，需做好以下几方面：1、由于监理资料主要形成于整个施工监理过程，因此，在监理过程中，监理项目部就应该积极加强引导，实行明确责任分工，严格档案管理制度，将档案管理工作细化，做到职责分明。2、监理项目要制定专门的资料交接制度，如监理人员如有更换，需提前做好工作交接，及时、全面的做好各项记录，确保归档资料的连续、完整。3、应把监理资料的记录和管理纳入人员绩效考核范围，从每个监理人员负责的监理资料质量，来评估监理人员的工作质量，适当时候可考虑与经济挂钩，效果会更好。（四）实行计算机辅助管理操作系统计算机技术的应用，一方面可以弥补传统档案工作中存在的效率低，受人为因素影响大等缺陷；另一方面可以减少损害，保护原件。在滨德高速公路项目档案管理工作中，就充分运用了档案管理工作软件，采用分类上传，统一模板，自动生成资料文件目录的形式，不仅仅节省了资料人工录入、整理的时间，而且提高了资料收集、加工和利用的水平，更保证了资料的准确性、完整性和系统性，并方便对施工过程中的数据资料及时进行检索，加快了工作效率，为滨德高速公路的档案整理工作提供了有力支持。四、确保及时整理，真实完善，分类有序作为资料，很多具有较强的时效性，特别是规定了具体时间的指令性文件，资料的时效性显得尤为重要。因此要做好资料的收集整理工作，必须要做到及时整理，及时保存。此外，真实性作为资料的第一要素，要求所有归档资料要真实、公正、客观的反映施工全过程，这不仅仅是对所监理项目的负责，更是对自己工作的负责。总之，监理档案资料的整理，需要在平时的监理过程中稳步、持续的开展，由于工程性质的不同，监理资料的复杂性、繁琐性、专业性各异，因此，要做好最终监理资料的归档、移交工作，仅仅依靠专职档案管理人员一人的力量是远远不够的，必须监理项目部内部所有的人员齐心合力，在监理过程中明确分工，各司其职，才能确保公路工程竣工档案的完整、准确、系统，顺利、圆满完成档案资料的最终上交。参考文献[1]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38[2]周红梅：浅谈工程建设监理档案的管理[J].河北水利.2009.（6）：4[3]班善林，王维棣.探讨监理资料员在施工中的定位和作用[J].建设监理.2004.（7）